Управленческий учет для Генерального Директора
в журнале «Финансовый директор»)
Для достижения необходимого результата нужно определить, какие
данные должны попадать в базу и где на предприятии (или за его стенами)
их можно получить.
Если в бухгалтерской среде правят бал «бланки строгой отчетности»,
то в управленческую базу может попадать информация, близкая к экспертной
оценке. То есть, например, срок оплаты по контракту может быть один,
а срок оплаты, установленный в базе финансистом, – совершенно другой
(так как он договорился об отсрочке, чтобы избежать уплаты НДС в
текущем месяце).
Для того чтобы в систему управленческого учета не попали числа,
не имеющие ничего общего с реальностью, нужно контролировать данные,
помещаемые в базу, и лиц, имеющих возможность вносить в нее изменения.
Какие данные использовать в управленческом учете, должна решать
финансовая служба, но Генеральному Директору нужно обязательно принять
участие в выработке этого решения. Иначе сведения, которые сложно
учитывать и вносить в систему, могут оказаться «за бортом» управленческого
учета.
Кто отвечает за своевременное внесение данных Основные финансовые показатели обычно поступают в систему управленческого
учета из бухгалтерии. Они недостаточно оперативны, однако хорошо
поддаются проверке. Остальные данные должны попадать в управленческий
учет по принципу: кто с данными работает – тот их и вносит. При
этом надо позаботиться о том, чтобы данные попадали в систему только
один раз, без дублирования, и чтобы человеку, который их вводит,
было удобно с ними работать именно в базе данных.
Обработка и интерпретация данных Если Вы определились с тем, как будет происходить процесс сбора
сведений, нужно решить, как интерпретировать данные, какие рассчитывать
коэффициенты и как их трактовать. Например, в финансовую отчетность
вписывается и финансовый анализ, цифры которого позволяют «крупными
мазками» нарисовать общую картину финансового состояния предприятия.
Вся работа заключается лишь в формировании формул, обрабатывающих
массивы данных, которые попадают в базу из бухгалтерии.
Как контролировать Прежде всего нужно проверять правильность ввода данных. Хорошо
зарекомендовало себя «правило второго ключа» – интерпретация одних
показателей должна подтверждать другие. Например, сведения о фактической
выдаче заработной платы подтверждаются суммой начисленной. Если
есть расхождения, значит, либо не вся зарплата выдана, либо где-то
закралась ошибка. Конечно, контроль процесса управленческого учета
можно поручить специальному подразделению (отделу внутреннего аудита,
контрольно-ревизионной группе и т. д.). Однако не все компании сегодня
могут позволить себе содержать одно подразделение для ведения управленческого
учета и еще одно для контроля за правильностью ведения этого учета.
В любом случае Генеральный Директор не должен пускать процесс на
самотек. Практика показывает, что основательное вникание в процессы
на начальном этапе обеспечивает простоту деятельности в дальнейшем.
Поэтому Генеральному Директору лучше пожертвовать частицей своего
времени изначально и хорошо наладить работу ответственных за внедрение
управленческого учета – впоследствии это позволит экономить на проверках
правильности данных и интерпретации информации.
Как автоматизировать процесс Вопрос автоматизации данных и разработки внутреннего математического
аппарата анализа можно поручить сторонней организации, специализирующейся
на таких услугах
. Впрочем, если предприятие
небольшое и информации немного, с задачами управленческого учета
